Projektisalkun johtaminen ei ole rakettitiedettä

Projektisalkun johtamista mystifioidaan usein tarpeettomasti. Loppujen lopuksi kyse on varsin yksinkertaisista asioista – vaikka niiden tekeminen käytännössä ei aina olekaan helppoa.

Sitä mukaa kuin projektien määrä organisaatioissa on lisääntynyt, myös tarve niiden muodostaman kokonaisuuden koordinoinnille on kasvanut. Niinpä projektisalkun johtamisesta on tullut monessa organisaatiossa keskeinen projektitoiminnan kehittämiskohde – puhuttiin siitä sitten projektisalkun johtamisena tai projektisalkun tai -portfolion hallintana.

Ei olekaan ihme, että samalla myös kysyntä projektisalkun johtamista koskevalle tiedolle ja osaamiselle on ollut kasvussa. Johtamistyön kehittämiseksi ja tukemiseksi haetaan kättä pidempää erilaisista oppaista ja koulutuksista, joita niitäkin on enenevässä määrin ollut tarjolla.

Valitettavasti valtaosaa aihetta käsitteleviä oppaita ja koulutuksia tuntuu kuitenkin vaivaavan sama ongelma. Niiden valossa projektisalkun johtaminen on jonkinasteista salatiedettä, jota ei ole mahdollista harjoittaa ilman niissä kuvattuja monimutkaisia prosesseja, vaikeaselkoista terminologiaa ja erilaisia työkaluja.

Vaikka eihän se niin mene.

Mistä projektisalkun johtamisessa on kysymys?

Kuten kaikessa muussakin johtamistyössä, myös projektisalkun johtamisessa on viime kädessä kyse ihmisten tekemän työn johtamisesta. Projektisalkkujahan sinänsä ei voi "johtaa", sillä ne ovat ainoastaan käsitteellisiä abstraktioita, joiden avulla projekteissa tehtävää työtä voidaan jäsentää ja organisoida koko organisaation näkökulmasta.

Projektisalkun johtamisen keskeisenä tavoitteena on ohjata projekteissa ja ohjelmissa tehtävää työtä tukemaan organisaation strategisia tavoitteita. Samalla siinä pyritään usein optimoimaan henkilöstön ja resurssien käyttöä sekä pienentämään organisaation riskejä.

Käytännössä projektisalkun johtaminen on pitkälti erilaisten päätösten tekemistä ja toimeenpanoa. Se on valintojen tekemistä siitä, mitä projekteja tai ohjelmia organisaatiossa tehdään ja mitä ei tehdä, sekä miten paljon niihin milloinkin panostetaan.

Tämä kaikki taas on ennen kaikkea arjen työtä ja tekemistä, joka tapahtuu aktiivisessa vuorovaikutuksessa muiden siihen osallisten kanssa. Erilaiset prosessit ja työkalut voivat tukea tätä työtä, mutta ne eivät ole sen edellytys.

Projektisalkun johtamisen avaintehtävät

Projektisalkun johtamistyön voi käytännössä mieltää koostuvan kolmesta toisiinsa liittyvästä avaintehtävästä:

1. Projektisalkun sisällön määrittäminen. Osallistuminen päätöksentekoon siitä, mitä projekteja tai ohjelmia projektisalkkuun valitaan tai sieltä poistetaan ja millä kriteereillä.

2. Henkilöstön ja resurssien jakaminen. Osallistuminen päätöksentekoon siitä, miten projektisalkun eri projekteja ja ohjelmia priorisoidaan ja minkä verran niihin panostetaan.

3. Projektisalkun projektien seuraaminen. Osallistuminen relevanttien mittareiden määrittämiseen ja seurantatiedon kokoamiseen sekä projekteista saatujen oppien kokoamiseen ja levittämiseen.

Lähtökohtana näiden avaintehtävien tekemiselle tulisi tietysti periaatteessa olla organisaation missio, visio ja strategia. Usein nämä ovat kuitenkin luonteeltaan aika korkealentoisia. Konkreettisemman lähtökohdan projektisalkun johtamisen arkeen tarjoavatkin yleensä yhteiset keskustelut projektisalkulle määritetyistä käytännön tavoitteista.

Parhaimmillaan avaintehtävien tekemistä voi myös tukea erilaisilla prosesseilla ja työkaluilla. Juuri tietynlaisten prosessien ja työkalujen puuttuminen ei kuitenkaan estä avaintehtävissä onnistumista. Olennaista on vain se, että sovelletut prosessit ja työkalut helpottavat avaintehtäviin liittyvää vuorovaikutusta ja päätöksentekoa.

Yksinkertaista, mutta ei välttämättä helppoa

Projektisalkun johtaminen ei siis ole varsinaista rakettitiedettä. Ennemminkin se on aktiivista vuorovaikutusta ja terveen järjen soveltamista suhteellisen yksinkertaisten avaintehtävien tekemiseen.

Tämä ei silti tarkoita sitä, että projektisalkun johtaminen olisi aina helppoa. Päinvastoin siihen liittyy samoja ongelmia kuin mihin tahansa johtamistyöhön nykypäivän organisaatioissa: ristiriitaisia intressejä, hankalasti hahmotettavia kokonaisuuksia, yllättäviä muutoksia, jatkuvaa epävarmuutta ja epämääräisyyttä sekä tietysti se iänikuinen resurssien rajallisuus.

Arjen työtä näiden ongelmien keskellä ei kuitenkaan helpoteta tekemällä periaatteessa yksinkertaisista asioista valmiiksi monimutkaisia. Ennemminkin sitä voisi helpottaa, jos projektisalkun johtamista lähestyttäisiin sellaisena kuin se on – eli nimenomaan arkisena työnä ja tekemisenä.

Kirjoittaja: Riku Oksman

Riku Oksman toimii projektien ja projektisalkkujen johtamistyön kouluttaja-kehittäjänä Projektivarikko Oy:ssä sekä tuntiopettajana Aalto-yliopistossa.